Chapter 12 Kantor Virtual dan Sistem Informasi Eksekutif

BAB 12

KANTOR VIRTUAL dan SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

A.    Pengertian kantor virtual

            Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah ruang kerja yang beralokasi di dunia internet, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki fisik lokasi usaha.

            Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan  “kantor pusat bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati tidak mengharuskan pengeluaran.

            Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.

B.     Tujuan

1. Meringankan pekerjaan pegawai karena para pegawai bisa melakukan pekerjan kantor dimanapun pegwai berada. 
2. Meringankan anggaran operasional kantor

C.    Keuntungan Kantor virtual

1.      mengurangi biaya fasilitas

2.      mengurangi biaya peralatan

3.      jaringan komunikasi formal

4.      mengurangi pemberhentian kerja

5.      kontribusi normal

D.    Otomasisasi Kantor

a.       formal dan informal

b.      komnikasi informal

c.       orang dalam dan diluar

Kerugian Kantor Virtual

§      Rasa tidak memiliki

§      ketakutan menjadi pengangguran

§      ketegangan keluarga

E.     Strategi kantor virtual yang direkomendasin

¨      menyediakan sumber daya komputer

¨      menyediakan akses untuk sumber daya permintaan bukan komputer

¨      mengatur belasan penggilan telepon

¨      memanfaatkan penggilan konferensi

¨      jadwal pertemuan umum

¨      mengikuti pekerjaan rutin

F.     Definisi Sistem Informasi Eksekutif

Eksekutif adalah manajer pada tingkat atas dari struktur organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan, dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

            Sistem Informasi Eksekutif ( Executive Information System ) atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan. Selain perencanaan jangka panjang, eksekutif sering dapat dibedakan dari manajer tingkat rendah melalui sikap mereka. Eksekutif lebih berorientasi pada kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan unit-unit individual di dalam perusahaan. Informasi tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif, dikemukakan oleh 3 ahli teori manajemen, yaitu Henry Fayol, Henry Mintzbert, dan Jon Kotter.

G.    Fungsi Manajemen Henry Fayol :

1. Planning  (Merencanakan)
2. Organizing  (Mengorganisasikan)
3. Staffing  (Menyusun Staf)
4. Directing  (Mengarahkan)
5. Controling  (Mengendalikan)

Yang diyakini secara luas bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah.

a.       Planning (Merencanakan), manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.

b.      Organizing (Mengorganisasikan), manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.

c.       Staffing (Menyusun Staf), manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.

d.      Directing (Mengarahkan), manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.

e.       Controling (Mengendalikan), manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

H.    Peran-Peran Manajerial Mintzberg :

1. Peran antar-pribadi ( Interpersonal Role )

            a. Figurehead (kepala)

            b. Leader (pemimpin)

            c. Liasion (penghubung)

2. Peran informasi ( Informational Role )

            a. Monitor (pemantau)

            b. Disseminator (pewarta)

            c. Spokesperson (juru bicara)

3. Peran keputusan ( Decisional Role )

            a. Enterpreneur (wirausaha)

            b. Disturbance handler (pemecah masalah)

            c. Resource allocator (pembagi sumber daya)

            d. Negotiator (perunding).

            Henry Mintzberg yakin bahwa semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.

            Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran-peran keputusan.

            CEO berkonsentrasi membuat perbaikan-perbaikan jangka panjang, mengembangkan kewirausahaan bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan.

Agenda dan Jaringan Kotter

Prof. John Kotter dari Harvard yakin bahwa para eksekutif akan mampu mengatasi tantangan pekerjaan dengan mengikuti strategi 3 tahap sebagai berikut :

1. Menetapkan agenda
2. Membuat jaringan
3. Menetapkan lingkungan

1.      Menetapkan Agenda

      Agenda (tujuan yg harus dicapai perusahaan) jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam 5, 10 atau 20 tahun mendatang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk perusahaan saat ini.

2.      Membuat Jaringan

      Eksekutif harus mampu membuat hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda yang telah dibuat sebelumnya. Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat ditemukan di dalam maupun di luar perusahaan.

3.      Menetapkan Lingkungan

      Eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan mampu bekerja mencapai agenda. Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota jaringan, tetapi tetap berkonsentrasi pada para bawahannya.

I.       Cara Eksekutif Berpikir

Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard melakukan penelitian mengenai proses berpikir para eksekutif untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran-pikiran tersebut

1.      Apa yang Dipikirkan Eksekutif

Menurut Isenberg, eksekutif berpikir mengenai 2 masalah, yaitu :

1. Bagaimana membuat sesuatu dapat dilaksanakan ?
2. Bagaimana menangani sejumlah masalah ?

2.      Proses Berpikir Saat Memecahkan Masalah

      Menurut Isenberg, eksekutif banyak menggunakan intuisi pada tiap langkah dalam proses pemecahan masalah. Intuisi berperan penting pada tingkat eksekutif karen sifat masalah yang dihadapi merupakan tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

J.       Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

1. Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :

1. Tugas administrasi (22 %)
2. Panggilan telepon (6%)
3. Pertemuan tidak terjadwal (10%)
4. Pertemuan terjadwal (59%)
5. Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut :

“ Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal. “

2. Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian :

a)      Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi.

b)      Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

c)      Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian :

1)      Tujuan Sentral

            Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

2)      Inti Data Bersama

            Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan.

3)      Metode Penggunaan

            Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

4)      Organisasi Pendukung

            Para eksekutif dibantu oleh :

Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

K.    Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, namun penggunaan komputer pada tingkat eksekutif lebih sedikit jika dibandingkan dengan tingkat lain, karena :

1. Struktur masalah yang dihadapi.
2. Umur dan kesempatan.

1.      Struktur Masalah yang Dihadapi

      Biasanya, masalah pada tingkat eksekutif adalah tidak terstruktur sehingg sulit untuk didukung oleh pengolahan komputer.

2.      Umur dan Kesempatan

Biasanya, eksekutif cenderung lebig tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer secara formal.

L.     Model Sistem Informasi Eksekutif

1. Dialog antara Eksekutif dengan SIE

Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu, pilihan menu ditampilkan dengan mouse atau touch screen, informasi ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi.

2. Drill Down

Eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci.

B. Konsep-Konsep Manajemen

1. Critical Success Factors / CSF ( Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan)
2. Management by Exception
3. Model Mental

M.   Konsep-Konsep Manajemen  (lanjutan)

1. Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan

Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, menciptakan konsep Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan (CSF) dimana sejumlah kegiatan kunci menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi.

CSF juga bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

Misalnya dalam industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model kendaraan, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat.

Misalnya dalam industri asuransi jiwa, maka CSF yang diyakini adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

2. Management by Exception

Layar tampilan yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual.

Perangkat lunak Sistem Informasi Eksekutif dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif. Jadi, manajemen terlibat jika sesuatu berjalan tidak sesuai rencana.

3. Model Mental

            Tahun 1973, P.N. Johnson-Laird menciptakan istilah Model Mental yang memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, membuat keputusan dan mengendalikan pelaksanaannya. CBIS adalah suatu model mental, demikian pula tiap subsistem-nya. Sistem Informasi Eksekutif merupakan model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif.

N.    Keputusan Penerapan SIE

Banyak perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan SIE didalam perusahaan mereka saat ini, hal ini disebabkan karena adanya :

1. Perangkat lunak produktivitas perorangan
2. Perangkat lunak SIE siap pakai
3. Perangkat lunak SIE pesanan

1.      Perangkat Lunak Produktivitas Perorangan

Merupakan perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, dan sistem manajemen proyek. Masalah utama pada perangkat lunak ini adalah kurang user-friendly dan kurang tertuju pada kebutuhan khusus bagi eksekutif.

2.      Perangkat Lunak SIE Siap Pakai

Merupakan perangkat lunak yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

Sistem ini biasanya menyediakan pemampatan informasi dan kemampuan drill-down ( eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci ).

Perangkat lunak jenis ini menawarkan 3 keuntungan utama, antara lain :

a)      Memungkinkan perusahaan segera menjalankan sistem.

b)      Proyek penerapan SIE tidak banyak membebani staf jasa informasi perusahaan dibandingkan jika mereka harus mengembangkan SIE dari awal.

c)      Khusus dimaksudkan bagi eksekutif dan menawarkan kesempatan yang lebih baik untuk digunakan.

Kekurangannya dapat berupa ketidakmampuan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan-kebutuhan eksekutif tertentu.

3.      Perangkat Lunak SIE Pesanan

Adalah perangkat lunak yang dibuat oleh staf jasa informasi, yang merupakan pesanan untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Contoh : MIDS ( Management Information and Decision Support ). Dalam perangkat lunak MIDS terdapat suatu tampilan di sudut kanan atas yang merupakan identifikasi manajer data (orang-orang yang ahli dalam pengelolaan data).

O.    Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan SIE

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen
2. Sponsor operasi
3. Staf jasa informasi yang sesuai
4. Teknologi informasi yang sesuai
5. Manajemen data
6. Keterkaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
7. Manajemen atas penolakan organisasi
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem (dengan menggunakan konsep Trickle Down)

1.      Sponsor Eksekutif yang Mengerti dan Berkomitmen

Eksekutif tingkat atas, seperti presiden direktur atau CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif SIE dengan mendorong penerapannya.

2.      Sponsor Operasi

Untuk penerapannya diperlukan sponsor operasi, seperti wakil presiden eksekutif. Yang mampu bekerjasama dengan eksekutif pelaksana dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut terlaksana.

3.      Staf Jasa Informasi yang Sesuai

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.

4.      Teknologi Informasi yang Sesuai

Sistem harus sesederhana mungkin dan tepat seperti yang eksekutif inginkan (tidak kurang dan tidak juga lebih).

5.      Manajemen Data

Eksekutif harus mengetahui seberapa mutakhir data yang diperlukan dan juga harus mampu mengikuti analisis data melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data.

6.      Kaitan yang Jelas dengan Tujuan Bisnis

Sebagian besar SIE berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.

7.      Manajemen atas Penolakan Organisasi

Jika seorang eksekutif menolak SIE, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan melalui penggunaan prototyping untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh eksekutif tersebut.

8.      Manajemen atas Penyebaran dan Evolusi Sistem

Pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari SIE, maka manajemen-manajemen tingkat di bawahnya ingin menerima output yang sama.

P.      Saran-Saran untuk Memperbaiki SIE

1. Mencatat transaksi informasi yang masuk
2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi
3. Memanfaatkan peluang
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan
5. Memanfaatkan teknologi

Q.    Trend SIE Masa Depan

·         Penggunaan SIE di perusahaan besar akan menjadi umum.

·         Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus yang berharga murah.

·         SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti SIE masa kini.

·         Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.

Posted in: SIM