Chapter 14 Sistem Sumber Daya Informasi

BAB 14

SUMBER DAYA INFORMASI

Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management system), atau DBMS. Perusahaan-perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola data mereka dengan menerapkan DBMS yang berbasis computer, mereka berarti juga akan mengelola informasi mereka.

Perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi (information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, sera orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan system. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut.

Macam- macam Sumber Daya Informasi :

♥ Hardware

♥ Software

♥ Spesialis informasi

♥ Pemakai (Manusia)

♥ Fasilitas(Mesin)

♥ Database

♥ Informasi

1. HARDWARE (PERANGKAT KERAS)

Hardware merupakan element dari sistem computer. Merupakan perangkat yang dapat lihat dan dapat sentuh secara fisik, seperti perangkat masukan, perangkat pemroses, maupun perangkat keluaran.

Peralatan ini umumnya cukup canggih. Dapat bekerja berdasarkan perintah yang ada padanya, yang disebut juga dengan instruction set. Dengan adanya perintah yang dimengerti oleh mesin tersebut, maka perintah tersebut melakukan berbagai aktifitas kepada mesin yang dimengeri oleh mesin tersebut sehingga mesin bisa bekerja berdasarkan susunan perintah yang didapatkan olehnya.

Contoh dari hardware misalnya : CPU, monitor, mouse, printer, dan lain-lain.

Istilah yang berkaitan dengan hardware antara lain :

◊ Hardware key : sarana fisik yang digunakan untuk mengamankan sistem komputer dari penggunaan yang tidak sah.

◊ Hardware check : check otomatis, automatic yang dilaksanakan oleh hardware untuk mendeteksi kesalahan atau problem in.

◊ Hardware sharing : bagi pakai hardware secara bersama-sama. Dengan adanya fasilitas jaringan network kemudian menggunakan.

◊ Hardware monitor : board level circuit terpisah yang digunakan untuk mengawasi kinerja sistem yaitu sistem hardware atau software.

◊ Hardware control : pengontrol perangkat keras.

2. SOFTWARE (PERANGKAT LUNAK)

Merupakan sekumpulan perintah yang dijalankan (atau dieskusi) oleh komputer. Program komputer ini terdiri dari susunan logika untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu di komputer. Melibatkan berbagai komponen dalam computer, seperti system operasi, program, dan data yang disimpan atau dibaca. Logika yang ada dalam perangkat lunak tersebut disusun sedemikian rupa sehingga computer dapat memahami dan menjalankan instruksi yang terkandung didalamnya.

Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik, software memang tidak tampak secara fisik dan tidak berwujud benda tapi bisa mengoperasikannya.

Pengembangan software berbasiskan open source, saat ini telah menjadi suatu fenomena tersendiri. Model ini telah berkembang sejak awal mula perkembangan teknologi computer, namun kini telah menjadi semakin populer terutama berkat pemakaian internet di berbagai bidang. Banyak software-software yang mendukung internet merupakan software open source. Saat ini open source telah menjadi suatu tren dan berita besar di berbagai media massa. Berbagai perusahaan perangkat lunak besar, seperti IBM, Oracle, Sun, pun berbondong-bondong mengumumkan bahwa produk-produk yang dihasilkannya adalah produk open source. Namun apakah sebenarnya open source tersebut. Disebut juga dengan perangkat lunak, merupakan kumpulan beberapa perintah yang dieksekusi oleh mesin computer dalam menjalankan pekerjaannya. perangkat lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah, maupun dokumen serta arsip lainnya.

Software merupakan data elektonik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau intruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya adalah system opersi program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.

Istilah yang berkaitan dengan software antara lain :

� Software house : rumah pemroduksi perangkat lunak

� Software driver : berupa sebuah program atau software yang digunakan di sistem komputer.

� Software design : kegiatan menterjemahkan masalah yang sudah didefinisikan ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai.

� Software testing : uji coba terhadap program yang telah dikerjakan.

� Software developer : pengembang software atau perangkat lunak. Baik perorangan maupun melalui suatu instansi berbadan hukum.

3. SPESIALIS INFORMASI

Spesialisasi informasi (information specialist) untuk mengambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara system berbasis komputer.

5 golongan utama spesialis informasi :

a. Analis Sistem (system analist)

Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

b. Pengelola Database (database administrator)

Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting ini.

c. Spesialis Jaringan (network specialist)

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi. Gerakan baru dari spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki keahlian khusus dalam menggunakan World Wide Web.

d. Programmer

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan computer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

e. Operator

Operator menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

4. PEMAKAI (MANUSIA)

End user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk akhir suatu sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

End-user computing berkembang karena empat pengaruh utama, yaitu :

a. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer

b. Antrian jasa informasi

c. Perangkat keras yang murah

d. Perangkat lunak jadi

Peran pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem, tetapi harus melakukan sebagian pengembangan sistem. Pemakai akan bekerja dengan para spesialis informasi bersama-sama mengembangkan sistem. Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa para spesialis informasi tidak dibutuhkan lagi. Sebaliknya, ini berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran konsultasi daripada sebelumnya.

EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama : EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC untuk bertumbuh dan berkembang. Mengenai risiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus diterapkan pada area pemakai.

5. FASILITAS (MESIN)

Fasilitas merupakan sumber daya untuk menyimpan dan mendukung sisem informasi, contohnya teknologi informasi. Dengan menggunakan fasilitas yang ada untuk menyimpan dan mendukung sumber daya tersebut.

6. DATABASE

Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data.

Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data.

Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit.

Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :

� Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.

� Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.

� Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.

� Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.

7. INFORMASI

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan, dan dalam area bisnis. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (information literate).

Pada saat ini kegiatan Data Processing sudah semakin luas, baik yang berorientasi kepada ilmu pengetahuan, komersil/bisnis maupun kegiatan pemerintahan, sehingga data yang diolahpun akan bermacam-macam sesuai dengan bidang pekerjaan tersebut.

Bahwa data tersebut merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti.

Informasi adalah hasil pengolahan data atau hasil proses dari data tersebut.

Proses perubahan dari data menjadi informasi merupakan fungsi utama dari pengolahan data. Cara pengolahan data menjadi informasi tersebut bisa bermacam-macam misalnya secara manual (sempoa), mekanis (register), elektris (kalkulator) dan elektronik (komputer).

CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO (chief financial officer), COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer).

Sumberdaya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO.

CIO merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak perusahaan, bertanggung jawab atas salah satu area fungsional utama jasa informasi. CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerjasama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis.

Istilah CIO mempunyai pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi.

Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif.

Sumberdaya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.

Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak dengan mengikuti saran-saran berikut :

a.� Alokasikan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

b. Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan menunggu hingga diundang.

c. Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.

d. Jelaskan biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis.

e. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

f. Jangan bersifat defensive.

g. Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi juga pada semua manajer dalam perusahaan tersebut.

Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation).

Walau metode tersebut masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumberdaya informasi yang dibutuhkan tersedia.masalah tersebut dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan tersebut dinamakan perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources � SPIR). Hasil dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya informasi bagi tiap subsistem CBIS pada periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan startegis.

Tugas SPIR menjadi semakin rumit karena meningkatnya end-user computing � EUC.

Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampua yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan ada yang memiliki keahlian pemrograman, serta sebagian lagi adalah spesialis informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Meskipun semakin banyak system yang dikembangkan oleh pemakai akhir, system-sistem tersebut cenderung relative sederhana, DSS, dan system OA yang dimaksudkan untuk individu. System-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.

EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko EUC berkaitan dengan sistem yang buruk sasarannya, sistem yang rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilngnya integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko tersebut dapat dikurangi dengan pengendalian manajemen.

Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu paradigma baru, yang disebut dengan manajemen sumberdaya informasi (information resource management � IRM). IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya informasi, dan para pemakai.

IRM berkembang jika :

a. Perusahaan memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif;

b. Para eksekutif menyadari bahwa jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama;

c. Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka;

d. Para eksekutif memperhatikan sumberdaya informasi ketika membuat perencanaan strategis;

e. Terdapat suatu rencana strategis sumberdaya informasi yang formal;

f. Rencana tersebut membahas end-user computing.

Daftar Referensi :

andie.staff.uns.ac.id

Posted in: SIM