Chapter 8 Informasi dalam Praktik

BAB 8

Informasi Dalam Praktik

A.    System Pemrosesan Transaksi

            Adalah system informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat dalam maupun di luar perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertama yang di pasang pada computer ketika mereka pertama kali memperkenalkan pada tahun 1950 an. Istilah pemrosesan data elektronik(electronic data processing-EDP) dan system informasi akuntansi juga di pergunakan namun saat ini kurang popular.

            Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. System pemrosesan transaksi adalah satu-satu nya system informasi yang memiliki tanggungjawab untuk memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. System informasi transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsure lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, system pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan,pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik

.

            Salah satu contoh yang baik dari system informasi pemrosesan transaksi adalah system yang di gunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi-perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya.  Kita akan menyebut seperti ini sebagai suatu system distribusi. Ketika kita mempelajari system ini, akan lebih mudah jika membayangkan perusahaan yang berorientasi pada produk, seperti produsen,distributor, atau pedagang enceran. Selain itu, system distribusi juga dapat di temukan pada organisasi-organisasi jasa seperti United Way dan Rumah sakit serta pada badan pemerintahan seperti militer dan perpajakan. Semua organisasi, dalam satu bentuk lainya, bergerak dlam bidang bisnis distribusi.

Sistem pemrosesan transaksi

            unsur-unsur input, transformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan. Data di kumpulkan dari sistem fisik lingkungan, kemudian di masukkan ke basis data,peranti lunak  pemrosesan transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu serta organisasi di dalam lingkungan perusahaan.

B.     Tinjauan system

     Sistem distribusi adalah sebuah TPS digunakan oleh perusahaan distribusi. Perusahaan Distribusi mendistribusikan produk atau layanan kepada pelanggan mereka.

Subsistem Utama dalam Sistem Distribusi

• Sistem untuk memenuhi pesanan pelanggan
• Sistem Entri Pesanan(order entry system)  memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem .
• Sistem Persediaan(inventory system) memelihara catatan persediaan.
• Sistem Penagihan(billing system) membuat faktur pelanggan
• Sistem Piutang Dagang(Account receivable system) penagihan uang dari pelanggan.
• Sistem yang memesan persediaan pengganti
• Sistem Pembelian(Purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.
• Sistem Penerimaan(Receiving system) menerima persediaan.
• Sistem Utang Dagang(Account Payable system) melakukan pembayaran
• Sistem yang menjalankan proses Buku Besar
• Sistem Buku Besar(General Ledger System) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan perusahaan secara gabungan.
• Buku Besar(General Ledger) adalah file yang memuat data akuntansi yang telah digabungkan
• Sistem Memperbaharui buku besar(Updated general ledger system) membukukan catatan-catatan yang mendeskripsikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar
• Sistem Pembuatan laporan Manajemen(Prepare Management report system) menggunakan isi buku besar untuk pembuatan neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

C.    Menempatkan system pemrosesan dalam  perspektif

      Sistem ini mengambil bentuk basis data yang mendokumentasikan semua hal yang penting dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan

D.    System informasi organisasi

      Sistem Informasi organisasi dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu organisasi, Marketing information system (MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan, Terdiri atas kombinasi antara subsistem input dan output yang terhubung oleh basis data.

• Output subsystems menyediakan informasi mengenai unsur-unsur penting dalam marketing mix
• Marketing mix terdiri dari 4 bahan utama yang di kelola oleh management untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan profit
• Subsistem produk menyediakan informasi mengenai produk perusahaan
• Subsistem lokasi menyediakan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan
• Subsistem promosi menyediakan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan.
• Subsistem Harga menolong menager untuk membuat keputusan harga
• Subsitem bauran terintegrasi yang memungkinkan manager mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur di atas.

 Database dipopulasikan dengan data yang berasal dari tiga input subsistem.

• Sistem pemrosesan transaksi(TPS) mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukkan ke dalam database.
• Subsistem riset pemasaran(Marketing research subsystem) mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi khusus.
• Subsistem intelegensi pemasaran(Marketing intelligence subsystem) mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktifitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi operasional perusahaan.

Sistem informasi organisasi meliputi :

• Area-area bisnis perusahaan-keuangan.
• Sumber daya manusia.
• Layanan informasi.
• Manufaktur.

 Pemasaran-menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi.

• Sistem informasi pemasaran memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.
• Sistem informasi manufaktur yaitu memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur .
• Sistem informasi SDM yaitu memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.
• Sistem informasi keuangan yaitu memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.
• Sistem informasi eksekutif adalah  sistem yang memberikan informasi kepada para manajer ditingkat lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.

E.     Manajemen hubungan dengan pelanggan

      Adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

• Customer relationship management (CRM) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya sehingga antara perusahaan dan pelanggannya akan menerima nilai max dari hubungan ini
• CRM system akan mengakumulasi data untuk jangka panjang – 5 tahun, 10 tahun atau lebih & menggunakan data tersebut memberikan data kepada para pengguna

F.     Data warehousing

            Data Warehouse menjelaskan penyimpanan data yang memiliku karakteristik sbb:

1. Kapasitas penyimpanan yang sangat besar
2. Data diakumulasi dengan menambahkan record baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui record yang sudah ada dengan informasi baru.
3. Data dapat diambil dengan mudah
4. Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, tidak digunakan dalam operasional perusahaan sehari-hari

• Data mart adalah sebuah database yang berisi data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi perusahaan.
• Data warehousing adalah pembuatan & penggunaan dari data warehouse atau data mart
• Sumber-sumber data yang utama adalah TPS, ketika data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan
• Staging area adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan pemuatan.
• Ekstraksi menggabungkan data dari berbagai macam sumber.
• Transformasi membersihan data, menempatkan dalam format yang terstandard dan membuat ringkasan. Data disimpan dalam bentuk detail & ringkasan
• Loading melibatkan entri data ke dalam tempat penyimpanan data warehouse.
• Metadata “Data tentang data” Data yang menjelaskan data dalam tempat penyimpanan data. Melacak data ketika ia beredar di sepanjang sistem data warehouse.

G.    Penyimpanan data warehousing

      Dimension tables data pengidentifikasi & data deskriptif,  menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang atau dimensi

            Fact Tables (Table fakta) berisi ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas.

1. Digabungkan dengan table dimensi, berbagai analisa dapat dibuat
2. Pengguna dapat meminta informasi yang melibatkan semua kombinasi dari dimensi dan fakta.

            Paket informasi (Information Package) mengidentifikasi semua dimensi yang akan digunakan dalam analisa suatu aktivitas tertentu.

            Skema Bintang (Star Schema) – untuk setiap dimensi, akan ada satu kunci yang mengidentifikasikan dimensi dan menciptakan hubungan ke paket informasi dimana hasilnya memiliki kemiripan dengan pola bintang. Tempat penyimpanan data warehouse terdiri atas beberapa skema bintang, dengan satu skema untuk setiap jenis aktivitas yang dianalisa.

H.    Penyampaian informasi

v  Drill down-proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian

v  Roll up-memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkas rincian-rincian tersebut menjadi tingkat yang lebih tinggi.

v  Drill across-dengan cepat bergerak dari satu hirarki data ke hirarki yang lainnya.

v  Drill through-berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

I.       OLAP

      On-line analytical processing (OLAP) memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan data warehouse melalui sebuah GUI atau sebuah web interface & dengan cepat menghasilkan informasi dalam berbagai bentuk termasuk grafik.

      Relational OLAP (ROLAP) menggunakan sebuah relational database management system standar.

1. ROLAP memiliki bentuk terinci
2. Analisa harus dilakukan untuk menghasilkan ringkasan.

      Multidimensional OLAP (MOLAP) menggunakan multidimensional database management system khusus.

1. MOLAP data diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat rincian dan disusun menurut berbagai dimensi.
2. Kemampuan meringkas dengan cepat, dapat menggunakan banyak dimensi – 10 atau lebih.

J.      Data mining

Ø  Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui pengguna.

Ø  Hypothesis verification dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung.

1. Proses pengambilan akan dipandu sepenuhnya oleh pengguna
2. Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan data.
3. Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database.

Ø  Knowledge discovery sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama.

K.    KESIMPULAN

            System yang memproses data akuntansi perusahaan disebut system pemrosesan transaksi. data di kumpulkan dari system fisik perusahaan dan di masukkan ke dalam suatu basis data,bersama-sama dengan data dari lingkungan.peranti lunak pemrosesan data akan di mengubah data menjadi informasi bagi manajemen dan lingkungan.

            System distribusi terdiri atas tiga proses utama: memenuhi pesanan pelanggan,memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan memelihara buku besar. System informasi organisasi dibuat sesuai dengan area bisnis dan tingkat organisasi.

            System untuk area bisnis terdiri atas subsistem input yang mengumpulkan data dan informasi untuk di masukkan ke dalam basis data dan subsistem output yang mengubah data menjadi informasi. Tiga subsistem input meliputi system pemrosesan transaksi, system yang melakukan proyek-proyek riset khusus, dan system yang mengumpulkan data intelegensi dari lingkungan.

            Suatu aplikasi computer yang saat ini sedang menarik banyak perhatian adalah manajemen hubungan dengan pelanggan atau customer relationship management(CRM). Aplikasi ini menuntut adanya area penyimpanan data berukuran super  yang disebut data warehouse(gudang data), yang akan mengakumulasikan data sebagai ganti dari menjagannya tetap mutakhir, membuat data dapat di ambil dengan mudah, dan di tujukan untuk mendukung pengambilan keputusan daripada pendukung operasi sehari-hari.subset dari data

Warehouse disebut data mart.

            Data di simpan di tempat  penyimpanan data warehouse dalam bentuk table dimensi dan data fakta, yang terintegrasi di dalam suatu paket informasi. Tampilan paket informasi dan table informasinya dalam bentuk grafik disebut sebagai skema bintang(star schema).

            Proses mencari data dalam data warehouse disebut data mining(pengembangan data), dan dapat di lakukan dengan 2 cara. Dalam verifikasi hipotesis(hypothisis verification), pengguna yakin bahwa terdapat pola-pola tertentu di dalam data, dan system dapat mengomfirmasikan atau menolak asumsi ini. Dalam pengetahuan(knowledge discovery), pengguna menyerahkan sepenuhnya ke pada system untuk menemukan pola-pola, yang akan dilakukannya dengan mempergunakan logika kecerdasan buatan.

Posted in: SIM