Chapter 4 Penggunaan dan Pengembangan Sistem

Bab 4

Penggunaan dan Pengembangan Sistem

Pendahuluan.

Sepesialis- sepesialis informasi sebuah perusahaan terdiri  atas analis sistem, administrator basis data,Webmaster, Sepesialis jaringan,programer,dan operator. Pengembangan sistem adalah suatu aktivitas yang selalu berevolusi.

 

Organisasi Bisnis

Area – area bisnis dasar perusahaan adalah keuangan, sumber daya, manusia, layanan informasi, produksi, dan perusahaan.

Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi

            Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. SIM dimaksud untuk memenuhi kebutuhan informasi  umum para manajer  perusahaan;sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer  tingkat strategis perusahaan; dan lima sistem informasi di tingkat lebih rendah dalam figur tersebut mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari area-area bisnis tersebut. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization).

ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

            Kita telah menggunakan istilah layanan informasi (indormation service—IS) untuk menguraikan uit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya infomasi. Nama-nama lain—Divisi sim atau Departemen SIM dan khususnya tecnologi informasi (information technologi— IT)—juga populer.

Sumber Daya Informasi

            Sebagai besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanann informasi dan merupakan tanggung jawab dari chef information officer (CIO).

Spesialis Informasi

            Specialis informasi (information specialist) pada  Awalnya meliputi analis sistem,progemer,dan operator. Kemudian ,ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan, dan Webmaster. ANALIS SISTEM adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

ADMINISTRATOT BASIS DATA

            Sebagai administrator basis data (database administrator DBA) tugas DBA terbagi menjadi empat area utama; perencanaan,implementasi,operasi dan keamanan.

WEBMASTER Webmaster bertanggung jawab atas dan penyajian situs Web perusahaan.

SEPESIALIS JARINGAN Sepesialis jaringan bekerja dengan analisis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar.

PROGRAMER Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna,sistem analisis menciptakan suatu posisi analis programer

OPERATOR Operator menjalankan peralatan komputasi besekala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan.

STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

            Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi

            Sesuatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi diilustrasikan pada,beberapah perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seseorang direktur informasi divisi (divisional informational officer —DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area-area tersebut.

Struktur Organisasi Inovatif

            Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang ”terdesentralisasi secara sentral”. Sebagai respon atas kebutuhan ini,para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif, yang disebut model sekutu (partner model),model platform(platform model)dan model terskala (scalable model). Model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Model platfon adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.

KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

            Komputasi pengguna akhir (end-used computing-EUC), pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir disebabkan oleh empat pengaruh utama: 

1.      Dampak pendidikan komputer. dampak program-program pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negeri atau swasta,pergutuan tinggi,dan prusahaan-perusahaan industri mulai terlihat. 

2.      Antrian layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan oleh komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian.

3.      Murahnya peranti keras. selama periode yang sama,pasar dibanjiri oleh komputer mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan ditoko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi. 

4.      Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun perantu lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan pengguna, memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.

PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

            Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

            EUC memberikan dua manfaat utama : • Menyamakan Kemampuan dan tantangan. Memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sitem yang rumit, sepesialis juga memiliki banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sitem yang sudah ada—bidang tanggung jawab yang cukup penting.  • Mempersempit jarak komunikasi. Kesulitan yang selalu mengetahui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi.

Risiko Komputasi Pengguna Akhir

            Sebaliknya,ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah resiko: • Sasaran sistem yang buruk. Pengguna  akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual. • Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Para pengguna akhir,meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi,biasanya tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari sepesialis informasi dalam hal perancangan sistem. •Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efesien. Ketika tidak terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak,perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan. • Hilangnya Integritas data. Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehati-hatian yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan. • Hilangnya keamanan. Pengguna  akhir dapat tidak menjaga data dan peranti lunak mereka • Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.

KRITERIA PENDIDIKAN,PENGETAHUAN,DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI

            Pengembangan sistem informasi membutuhakan pengetahuan dan keahlian tertentu.

Pengetahuan Pengembangan Sistem

            Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari,baik itu melalui mata kuliah formal ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati. Pengetahuan komputer (computer literacy)adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan.

Keahlian Pengembangan Sistem

            Dengan cara yang sama,kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Keahlian komunikasi (communications skills)melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan,tulisan,atau gambar.

MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKKAN OLEH SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN

            Kita telah mengidentifikasi sumber daya informasi perusahaan yang meliputi peranti keras,peranti lunak,sepesialis informasi,pengguna, fasilitas,basis data,dan informasi.

OTOMATISASI KANTOR

            Kita sering kali menemui istilah otomatisasi kantor (office automation). Otomatis kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an,ketika IBM memperkenalkan istilah pengelolaan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor diputuskan pada pengolahan kata-kata.

Pergeseran dan Pemecahaan Masalah Administratif ke Manajerial

Mereka mulia menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan pemecahan masalah lainnya, menggunakan penanggalan elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan konferensi video untuk menghubungkan para memecah masalah di wilayah geografis yang luas,dan seterusnya.

KANTOR MAYA

Konsep Kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir disemua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan suatu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakn suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

Telecommuniting

 istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan suatu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ketempat kerja. Diantara telecommuter yang pertama adalah ilmuwan-ilmuwan komputer seperti progremer sistem,yang menyadari bahwa mereka dapat memuat produk-produk peranti lunaknya dirumah atau diperahu layar dengan sama baiknya seperti dikantor.

Hoteling

Konsep ini diberinama hoteling,dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Keuntungan Kantor Maya

Telecommuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya maupun mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata,antara lain :

§      Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja ditempat lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang besar dulu, sehingga memungkinkan turunnya biaya untuk sewa dan perluasan kantor.

§      Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara yang sama seperti para partisipan didalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber daya komputasi.

§      Berkuarangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju,banjir,badai,dan semacamnya menjadikan karyawan tidak melakukan perjalanan ke tempat kerja fisik,aktivitas perusahaan dapat langsung terhenti. Akan tetepi,dalam suatu kantor maya,sebagai besar pekerjaan dapat terus dilanjutkan.

§      Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orang-orang yang sebelumnya memungkinkan tidak memiliki peluang untuk bekerja.

Kerugian Kantor Maya

Beberapa Dampak negatif akan dapat terjadi,yang meliputi:

©      Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yang rendah. Salah satunya adalah tidakadanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tetap muka dengan atasan dan sesama rekan kerja.

©      Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya.

ORGANISASI MAYA

            Di sebuah organisasi maya (virtual organizational),operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terkait pada lokasi-lokasi fisik.

Dampak Sosial Organisasi Maya

            Meskipun kantor maya dan organisasi maya terutama didentifikasikan sebagai suatu strategis bisnis,konsep ini pada akhirnya akan dapat memberikan pula dampak kepada masyarakat. Industri-industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberikan nilai tambahan dalam bentuk informasi,ide,dan kecerdasan(intelligence).

MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA PERSPEKTIF

            Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan. Pengembangan siatem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah,keadaan di mana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami perubahan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik,yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada satu lokasi fisik.

Posted in: SIM